Электронный путевой лист

На основании путевого листа списывают затраты на топливо. В каждой организации своя форма, правила и сроки его заполнения. Диспетчерам, логистам, бухгалтерам приходится вручную сверять и заполнять данные путевых листов. Это отнимает много времени и ресурсов, плюс ошибки, связанные с «человеческим фактором». Процесс автоматизации полностью устраняет эти недостатки.

В самой системе мониторинга Wialon есть все данные, необходимые для путевого листа, а также возможность их синхронизации с любой ERP-системой (чаще всего с 1С). Показания спидометра, данные о пробеге и расходе топлива, заправки, которые обязательны для заполнения - могут автоматически заполняться в путевом листе без участия водителя. Поэтому на основании возможностей системы и для оптимизации работы клиентов наши специалисты разработали электронный путевой лист, который полностью совместим с Wialon.

Электронный путевой лист - это решение, которое автоматизирует заполнение транспортного документа и исключает ручную работу.

Реализовано на базе Google таблиц (Google Sheets). Это онлайн-таблицы, которые позволяют работать с документом нескольким пользователям одновременно (или каждому в своей версии документа). Изменения отображаются в режиме реального времени.

В чём его преимущества?

Экономия времени и ресурсов - основное преимущество электронного путевого листа.

Посчитайте, сколько времени тратят сотрудники на работу с путевыми листами. А теперь умножьте его на стоимость 1 рабочего часа сотрудника, который ее выполняет, и у Вас будет конкретная сумма затрат на путевые листы. Эта рутинная работа не добавляет стоимости продукту или услуге, но делать ее надо.

А ежедневный учет расхода топлива позволит оперативно выявить фактический перерасход топлива и превентивно принять меры для исключения таких ситуаций, когда к концу календарного месяца у водителя будут большие пережоги топлива (или излишки), и бухгалтера не будут знать, что с этим делать

Автоматизация рабочих процессов

Все процессы переноса данных из Wialon происходят автоматически, заполняя нужные графы и столбцы в таблице.

Можно получать любые данные, например:

• показания спидометра при выезде и возвращении (необходимо подключение CAN);
• пробег общий;
• пробег город и трасса;
• ФИО сотрудника;
• заправки (в том числе по топливным картам);
• остатки топлива;
• заправки Adblue и расчет остатков;
• сверять расход по нормам город/загород/зима/лето/кондиционер.

Автоматизация позволяет минимизировать ошибки при заполнении путевых и исключить влияние "человеческого фактора".

Заполнение электронного путевого листа может быть или за календарный месяц (неделю, декаду) с детализацией информации в разрезе дней, или на каждый день.

Особое внимание на удобстве печати путевых листов, в решении предусмотрена возможность:

• открытия путевого листа и передача его водителю;
• закрытия его же с итоговым заполнением.

Исключение "приписок" водителями пробегов по городу

Получение данных из мониторинга в разрезе: в городе/за городом исключит "приписку" водителями пробегов по городу, с одновременным уменьшением пробегов по трассе, дабы увеличить расчетные нормы расхода топлива.

Возможности интеграции с любой сторонней ERP системой

Решение также предусматривает возможность интеграции с любым поставщиком топливных услуг, например, с сетью АЗС Белоруснефть. Все необходимые данные (ТК, объем заправки, тип топлива, дата и время) автоматически попадают в электронный путевой лист и привязываются к соответствующему периоду.

Сводная аналитика, графики

Обращаем внимание на возможность сводной таблицы по всем закрытым путевым листам. Это позволит контролировать, в том числе удалённо, все ранее “закрытые” путевые листы и быстро выявлять возможные несоответствия или ошибки при работе с ними других сотрудников, а также отслеживать работу диспетчеров.

Удалённый доступ и высокая степень защиты данных

Вы можете с любой точки мира онлайн, с любого устройства, в удобное для Вас время зайти в документ “электронный путевой лист” и получить нужную информацию. При этом данные будут надёжно защищены, так как это облачное решение.

Есть возможность хранения электронных путевых листов как в ПК, так и на google диске без ограничения по времени.

Топливный контроль

Расчетные данные о движении топлива в путевом листе не всегда являются объективными. Фактическая экономия или перерасход топлива могут быть выявлены только путем замера остатков топлива в баке транспортного средства.

На основе данных поступающих от системы мониторинга Wialon (необходимо наличие датчика уровня топлива — ДУТ) диспетчер может полностью контролировать движение топлива, добиться экономии, а также принять решение о снижении линейных норм расхода топлива по любой единице техники (устанавливается приказом руководителя организации или индивидуального предпринимателя).

Возможность интеграции с АЗС способствует полному контролю объемов отпускаемого топлива.

Комфортная стоимость решения и возможность выбора подходящего варианта

Каждый путевой лист уникален по своему. Форма и вид таблицы могут быть любыми по желанию заказчика, на основании технического задания.

Три варианта электронного путевого листа:

“Базовый"

"Расширенный”“Индивидуальный”

Есть возможность приобрести готовые варианты (“Базовый”, “Расширенный”) или мы разработаем индивидуальное решение под любые ваши требования и бизнес-процессы.

Разработка занимает относительно мало времени, что очень ценно в условиях проводимых внутренних или внешних аудитов.

Как показала практика, воспользоваться нашим решением по оптимизации ведения и заполнения путевых листов оказывается значительно выгоднее, чем привлекать или выпрашивать у руководства дорогостоящих программистов 1С.

Взаимодействие с системой Wialon делает оперативным получение данных, автоматизирует заполнение путевого листа и исключает возможность ошибки.

Выбирайте надёжные решения по автоматическому заполнению путевых листов при помощи технологий GPS.

...

По всем вопросам, связанным с реализацией решения “электронный путевой лист”, обращайтесь в отдел продаж.

Развивайтесь с нами и помните: решение есть всегда!